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21 dicas de produtividade e tempo para um vendedor!

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Para 90% dos vendedores, o fator de sucesso do vendedor é saber como gerenciar ou administrar o tempo, isto é, fazer a gestão e organizar seu tempo de trabalho com mais produtividade, para realizar vendas maiores e em maior quantidade. Então, vamos mostrar como fazer isso, e como a produtividade na gestão do tempo pode melhorar o relacionamento do vendedor com os clientes!

Em primeiro lugar, como separar o urgente, o importante e as demais atividades? Se você responder a esta pergunta, você será inevitavelmente mais produtivo e aproveitará melhor o seu tempo.

Nos últimos anos, analisei centenas de entrevistas de vendedores; analisei, também, as técnicas que os maiores vendedores adotam para aproveitar melhor o tempo. Por isso, posso dizer que são pouquíssimos os vendedores que sabem evitar os erros de perda de tempo.

Este artigo é um resumo deste meu esforço de pesquisa e observação. Além disso, eu uso pessoalmente essas dicas e essas ferramentas, não só na hora de vender, mas em todas as minhas atividades diárias.


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Alguns dos vendedores de sucesso que observei sequer usam todas as dicas abaixo. Por isso, proponho um desafio para você: implemente essas dicas da melhor forma possível, uma a cada dia, e lhe garanto que você se tornará um supervendedor, um vendedor campeão em produtividade, seja para vendas internas, seja para vendas externas (“porta a porta”, ou de visita a clientes).

Matriz de prioridades de Stephen Covey para um vendedor

De acordo com a matriz de prioridades de Stephen Covey, somos mais produtivos se soubermos separar nossas atividades e realizá-las, nesta ordem:

1) Urgente e Importante: se tais atividades não forem realizadas, os prejuízos serão enormes. Então, você deverá fazê-las o quanto antes, da melhor forma possível. E pensar formar de automatizá-las, para que a urgência não tome seu tempo e produtividade das atividades do item 2, abaixo.

2) Não urgente e Importante: tão ou mais importante que o anterior, é este tópico! É preciso reservar um tempo para fazer coisas que não são urgentes, mas que são muito importantes para o nosso desenvolvimento pessoal e profissional, como vendedor, no médio e longo prazo. Neste tópico, estão as coisas estratégicas, que de fato serão capazes de modificar sua vida e trazer resultados duradouros para seu negócio.



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3) Urgente e Não-importante: em geral, são tarefas que deveriam ser cortadas, mas que você ainda não conseguiu cortar. Você precisa livrar-se delas, gradualmente! O quanto antes! São distrações, coisas que fazem você perder tempo. Portanto, reduza a importância delas.

4) Não urgente e não importantes: são as atividades que, definitivamente, não devem ser feitas. Ou seja, são distrações elevadas à décima potência!

 

Matriz de prioridades de Stephen Covey
Matriz de prioridades de Stephen Covey

 

Um bom vendedor e bons líderes de equipes de vendas devem saber administrar bem o quadro acima. Para isso, algumas técnicas e dicas são fundamentais para ser mais produtivo e aproveitar melhor o tempo. Ademais, podem ser aplicadas também a profissionais de outras áreas de atuação.

 

21 dicas de produtividade e administração do tempo para um bom vendedor

 


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1. Anote onde você está gastando o seu precioso tempo

Por uma semana, pegue um bloco de notas e marque quanto tempo você está gastando com atividades, mesmo as pequenas. Por isso, seja rigoroso: não marque apenas hora cheia, seja preciso (ex.: 1h45min resolvendo problemas no banco). Esta atividade é fundamental para você criar o hábito de registrar suas informações profissionais. Frequentemente, você também vai precisar anotar ideias: se você tem o hábito de anotar, você se sentirá mais organizado, perderá menos tempo tentando descobrir onde suas anotações foram parar.

2. Analise suas tarefas de vendedor com base na matriz de prioridades (quadro acima)

Primeiro, você mapeou onde gasta seu tempo. Agora, colocar no papel ajudará você a visualizar suas atividades de maneira mais adequada.

gestão do tempo para vendedores

3. Organize sua mesa e seu material de trabalho com mais produtividade.

Você precisa ter sua mesa de trabalho limpa e organizada. Porque a higiene mental ajudará você a se sentir mais produtivo. Além disso, você não perderá tempo e energia procurando coisas.

4. Tenha uma agenda bem organizada. E use-a para administrar seu tempo como vendedor!

Você precisa ter uma agenda bem organizada, não só pra saber o que você tem para fazer, mas também para verificar suas lacunas de tempo livre e tentar preenchê-las com atividades úteis para seu desenvolvimento e para suas vendas. Portanto, você precisa levar a agenda consigo, usá-la frequentemente. A agenda pode ser física ou digital (por meio de um tablet ou smartphone, por exemplo).

5. Aprenda a usar melhor sua agenda de forma adequada.

Verifique sua agenda no começo da semana, para saber as tarefas dos próximos dias. Faça os ajustes na sua agenda: retire o supérfluo e os excessos, adicione tarefas se houver brecha. De manhã, observe as tarefas do seu dia e programe-se. Ademais, ao lado de cada tarefa, anote observações: qual o resultado da tarefa, o que o cliente falou etc. Passe essas informações para o CRM, ou para a ficha que você usa para anotar informações do cliente.

6. Tenha um CRM: Customer Relationship Manager.

Dependendo da sua empresa, ela já tem um CRM, isto é, um sistema que vai registrar a “vida do cliente”: o que ele comprou, que dia foi visitado, quais suas formas de contato etc. Se a empresa não tiver um CRM organizado, você precisará criar o seu. Pois o CRM é uma das ferramentas mais importantes para administrar melhor o tempo e ter mais produtividade. Crie o seu CRM ou adapte o CRM da empresa para deixar o registro mais pessoal: anote quais assuntos você conversou com seu cliente, o dia da próxima visita, qual a negociação em andamento, que produtos o cliente normalmente compra etc.

7. Quando começar a tratar um problema, vá até o fim.

Não adie nenhuma tarefa percebida como urgente e importante. Ao começar a resolver um problema, conclua-o! Pois se você superar esta tarefa agora, será um desgaste a menos para depois. Com isso, você se sentirá melhor, percebendo que está conseguindo vencer seus desafios.

8. Corte as distrações para ser mais produtivo como vendedor.

Você anotou suas atividades na matriz de prioridades? Ótimo! Agora, corte as distrações. Porque seu cérebro tem uma tendência a julgar que as distrações são boas: elas te fazem relaxar, elas te fazem sentir na zona de conforto, elas representam atividades que seu cérebro costuma achar mais fáceis. Então, você precisa saber que haverá uma resistência do seu inconsciente para preservar essas distrações. Se você as identifica, você dá uma chance de seu cérebro percebê-las. Portanto, crie o hábito de evitar essas distrações.

9. Bloqueie suas redes sociais e ganhe tempo.

Você entra direto no Facebook? Existem recursos (como um plugin usado no navegador Chrome, chamado Feed Eradicator) que cortam os posts de terceiros da sua timeline (linha do tempo). Você só conseguirá ver suas publicações e suas mensagens (pode ser que algum cliente te envie mensagem pelo Facebook). Ou seja, você só verá as publicações se entrar na página da pessoa. Da mesma forma, evite outras redes sociais.

10. Marque um horário para acessar e-mail e redes sociais.

Não fique entrando a toda hora no e-mail, no Facebook, no Twitter. Marque para entrar nesses recursos ao final do dia, quando você estará cansado. Portanto, reserve no máximo meia hora para isso, não mais. Se o e-mail é recurso de trabalho (clientes entram em contato por e-mail com você?), você poderá olhar com mais frequência, ou programar um alerta para quando uma mensagem chegar: assim, você não precisará entrar direto no e-mail.

11. Menos reuniões, com mais objetividade e produtividade.

Reuniões internas (de equipe) e externas (com clientes) precisam ser mais produtivas e aproveitar melhor o tempo. Faça uma pauta antes do que deverá ser abordado na reunião. Ademais, tente respeitar o tempo estipulado para cada assunto e para a reunião como um todo. Pergunte-se: o que de produtivo gerou esta reunião? Se não gerou nada, ela pode ser mais uma distração, ou algo a ser cortado.

12. Saiba qual é o “próximo passo” de vendedor com seu cliente.

Você fez uma primeira visita, investiu um tempo nisso. Então, fechou a venda? Se a venda é complexa, pode envolver mais tempo e mais níveis de decisão. Pois o importante é que você saiba qual é o próximo passo: uma reunião para fechar o negócio? uma reunião com um supervisor / diretor? Após um período de teste de uma amostra? Um contato pode não resultar numa venda, mas, mesmo assim, pode ser produtivo, se a estratégia estiver bem montada.

13. Saiba quem toma a decisão e economize seu tempo.

Ligado ao ponto anterior, você terá de saber quem toma a decisão de compra. Haverá mais algum nível decisório? É possível chegar diretamente a esta pessoa? Pois, se for possível, você ganhará muito tempo! Se não for possível, pergunte-se: “devo falar com quem para chegar até ela?” “Alguém poderia fazer uma indicação em meu favor?”

14. Planeje sua visita e aproveite seu tempo como vendedor com mais produtividade.

Pesquise com pessoas da empresa, no site da empresa, para saber quem toma as decisões. Ademais, se possível, ligue antes e agende uma visita. Não é só seu tempo de vendedor que é precioso, o do cliente também é! Faça uma checklist para saber o que levar para a reunião. Ademais, faça um roteiro, dos pontos a serem trabalhados na reunião.

15. Não seja multitarefas.

“Sempre faço mil coisas ao mesmo tempo”, diz o eu-lírico daquela linda música da Legião Urbana (“O mundo anda tão complicado”). Então você precisa evitar isso. Pois fazer muitas tarefas pode só criar uma ilusão de produtividade, quando, no fundo, você está perdendo seu tempo e fazendo coisas com baixa qualidade.

16. Concentre-se em uma atividade de cada vez.

Para implantar a dica anterior, uma das formas é concentrar-se em uma atividade durante pelo menos uma hora. Pesquisas indicam que as pessoas hoje em dia não conseguem prender sua atenção em nada por mais de 2 minutos, o que é muito preocupante. Porque um bom profissional é aquele que consegue encadear um raciocínio e executar uma série de ações para um determinado objetivo.

17. De novo, a Internet! Se nada adiantou, seja radical!

As dicas anteriores não deram certo quanto à Internet? Então desconecte o wi-fi, o cabo de rede: tente trabalhar off-line no seu computador, se for possível. George R. R. Martin, autor de Game of Thrones, usa um computador em MS-DOS (aquela tela preta com letras brancas ou verdes) e um editor simples de texto, totalmente desconectado da internet e de outros recursos. Portanto, ele sabe como evitar as distrações que jogam fora o tempo útil.

18. Aproveite o tempo livre no trânsito.

Perdemos muito tempo e produtividade nos deslocamentos de trânsito. Você pode ouvir um audiobook ou um podcast enquanto dirige: algo que lhe promova desenvolvimento pessoal e/ou profissional. Se você vai de ônibus ou de avião, pode também ler ou ver uma videoaula. Aproveite seu tempo no deslocamento entre um lugar e outro.

19. Aproveite o tempo nos locais de espera.

Você está na sala de espera, aguardando uma reunião? Use este tempo para uma leitura: pode ser o jornal de economia que está sobre a mesa da recepção. Mas, é melhor se for algo que você se planejou a ler: um e-book ou artigo no seu tablet ou smartphone, um livro ou revista que você trouxe consigo.

20. Um vendedor precisa descansar!

Não pense em trabalho no tempo que você guardou para descansar. Use o momento de descanso para cuidar da sua saúde, relacionar-se com amigos e familiares, fazer coisas de que gosta! Você precisa criar o hábito e a programação mental de ser produtivo na hora planejada, bem como descansar na hora planejada. Se você não separa bem esses tempos, terá mais desgaste mental e sensação de improdutividade. Além disso, você vai querer descansar ou se distrair no tempo reservado para ser produtivo, já que seu cérebro não criou uma disciplina para separar trabalho e descanso.

21. Ferramenta TimeSelling by N&C para um bom vendedor:

Esta última dica sintetiza todas as demais! Levamos a sério este assunto, pois sabemos que o maior custo e dano que você pode ter é jogar no lixo o seu tempo e continuar trabalhando de forma desorganizada. Você pode ser muito mais produtivos se você se organizar melhor!

Portanto, criamos uma ferramenta completa que vai auxiliá-lo(a) na administração do tempo. A ferramenta tem a aparência de uma planilha, 100% on-line, para você consultar e alterar a partir de qualquer lugar: PC, notebook, tablet ou smartphone. São muitos os recursos, por um valor inacreditável de R$ 5,90. Incluem-se:

•matriz de prioridades;

•checklist da produtividade (tudo o que você vai precisar monitorar);

•checklist de atividades semanais (um checklist para você controlar todas as suas atividades);

•modelo de CRM (uma ferramenta simples para você registrar e anotar os passos do relacionamento com seu cliente);

•uma lista com as 10 melhores ferramentas gratuitas on-line para produtividade e gestão do tempo para vendedores;

•um curso em videoaula (apresentação + dicas + uso da ferramenta), ensinando como ser produtivo e como usar todas as ferramentas acima.

Em resumo, a ferramenta é de aplicação simples, disponível on-line, para você usar de qualquer computador. Tudo ensinado passo a passo, com exemplos de preenchimento. 

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