Como reduzir o uso de papel na empresa? 10 dicas essenciais

A luta pela preservação do meio ambiente, felizmente, tem se tornado parte das premissas de várias empresas. As mesmas buscam fazer um uso mais consciente dos recursos que possuem, de modo a diminuir a poluição que produzem. Sendo assim, vamos descobrir como uma empresa pode reduzir o uso de papel em 10 dicas.

Digitalizar os arquivos

A internet tem se mostrado uma valiosa aliada quanto o assunto é sustentabilidade. Isso porque a mesma ajuda diretamente a reduzir o uso de papel dentro de uma organização. Além da economia do material em si, você acaba fazendo com que os documentos circulem pela entidade com mais rapidez.

Ademais, acaba também por:

Conservá-los por mais tempo

Com anexos em pastas digitais e em vários dispositivos, fica muito difícil perder qualquer documento que precisa. O tempo é o pior inimigo de qualquer folha de papel, bem como o ambiente onde ela está. Variações na temperatura afetam constantemente o documento físico. Arquivos digitais não são restritos a isso.


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Economizar recursos

Remas e mais remas de papel são usadas constantemente pela empresa, gerando custos altos com isso. Assim que optar pela digitalização, poderá direcionar parte desses recursos a outros lugares. Economia financeira é um dos objetos mais visados por qualquer organização e esta será bem-vinda.

Reciclagem

É bastante comum que folhas impressas apenas sejam descartadas sem mais qualquer utilidade. Entretanto, se um dos lados estiver limpo, que tal reaproveitá-lo? A parte que está limpa pode ser usada para fazer rascunhos ou anotações. Além disso, se possível, pode cortar essas sobras e fazer blocos para anotar memorandos menos urgentes.

Quanto aos documentos impressos dos dois lados, os envie a uma empresa de reciclagem. Elas podem fazer novos papéis que podem ser usados dentro das necessidades da empresa. Dessa forma, é possível dar um destino mais agradável para toda documentação que não tem mais serventia.

Funcionalidades da impressora

Uma excelente forma de reduzir o uso de papel dentro da empresa é conhecer a impressora que usa. Muitas máquinas possuem um “botão de segurança” na hora da impressão. O funcionário precisa se deslocar até ela para confirmar a impressão. Nesse caminho, é possível refletir sobre a necessidade do documento em questão.

Além disso, é possível utilizar a opção “Modo econômico”, otimizando o uso de material na hora de imprimir. Entretanto, caso o papel seja realmente necessário, use a frente e o verso da folha. O documento manterá sua relevância e uma folha de papel deixará de ser usada.

Reduzir custos

Como aberto linhas acima, a utilização de papel em ambiente laboral gera diversos custos à empresa. Além das folhas em si, há gastos com cartuchos de tinta, manutenção desses equipamento e espaço para armazenar as impressões. Uma boa gestão sabe identificar exatamente onde há dinheiro sendo gasto sem prioridade.

A fim de evitar isso, os funcionários devem buscar alternativas para economizar com papel. No fim do mês, a conta da empresa se manterá um pouco mais estável e o caixa continuará a crescer. Sem contar que o dinheiro que foi preservado pode ser usado com outros recursos.

Assinatura digital

Documentos necessitam de uma marca do funcionário para que possam ser validados. Entretanto, isso sempre é feito com papel, gerando lixo continuamente. No mercado há programas que podem validar documentos virtuais com sua assinatura digital. Tal recurso é vinculado a uma conta pessoal onde apenas uma pessoa tem acesso a ela.

Observação

Por vezes, uma simples observação pode ajudar a reduzir o uso de papel na empresa. Isso porque muitas pessoas não observam atentamente um documento na hora em que vão imprimir. Com isso, ao fazer uma análise posterior, podem descobrir erros de digitação e gramática. Já que precisam da via impressa, imprimirão novamente a folha, causando mais custos.



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Dessa forma, sempre faça uma revisão antes de imprimir. Claro, é trabalhoso, mas é uma atribuição necessária que vai além da questão ecológica e financeira. Um trabalho mal feito implica em questionamentos a respeito de sua capacidade. Seja profissional, consciente e pense no coletivo.

Nuvem

Muitas empresas ainda têm receio de se desfazerem totalmente de documentos impressos, acreditando em sua futura importância. Todavia, a tecnologia já interveio em relação a isso criando a nuvem, um espaço para guardar documentos. Por meio dela, é possível deixar:

Documentos fixos

Os documentos armazenados em nuvem não são extraviados de maneira alguma. Em suma, é seguro deixar a documentação da empresa anexada em um espaço virtual sem risco de perdê-la.

Facilidade em acesso

Por estar localizada em uma pasta online, você pode acessar quando e onde quiser, sem desmarcar ou atrasar seus compromissos. Imagine sair de casa e perceber que esqueceu algum documento importante e tem de voltar? Por meio da nuvem, você tem acesso contínuo aos dados que necessita ao seu trabalho.

Lado prático

Impressões diárias podem facilmente acabar acumulando uma pilha de papéis em determinado local. Ainda que tenham algum propósito, como arquivamento ou digitalização, isso polui o ambiente de trabalho. Chegar pela manhã na empresa e ver uma pilha de documentos à sua frente é bastante desestimulante.

A fim de manter a organização no trabalho, tente reduzir o uso de papel dando um destino final a ele. Envie a pilha para um lugar adequado e faça com que o local se mantenha organizado, aliviando assim a tensão visual. Certamente, a equipe concordará que a remoção conjunta dos papéis foi a melhor solução para esse problema.


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Use a tecnologia

Muitos ainda procuram sustentar suas ideias em extensos documentos de papel. O problema maior é que relatórios semanais e diários são solicitados a todo o momento, mesmo no tocante às coisas mais simples. Com isso, colocando na ponta do lápis, uma quantidade absurda de papel vai para o lixo no fim das contas.

A fim de melhorar a exposição do trabalho, use tablets ou equipamentos de projeção. O tablet possibilita um acesso rápido ao trabalho a quem possui endereços eletrônicos. Por sua vez, a apresentação em data show, por exemplo, permite uma reunião local e interativa.

Nota fiscal eletrônica

Ainda que não tenham corpo físico, as notas fiscais eletrônicas têm o mesmo valor que o documento impresso. Após cada transação, o envio delas pode ser feito através do e-mail, com resposta rápida. Isso vai permitir que ambos possam armazenar com mais facilidade cada documento enviado.

Reduzir o uso de papel na empresa pode não ser uma tarefa fácil, mas é possível. Por meio das iniciativas acima, você consegue reformular a forma de trabalho dentro da entidade. Aos poucos, porém de modo constante, é possível reconduzir a empresa para longe do papel.

Agora que chegou até aqui, deixe um comentário sobre suas ideias para reduzir o uso de papel na sua empresa! O blog Negócios e Carreiras têm a função de disseminar conteúdo de qualidade a quem quer empreender de forma certeira. Parte disso advém dos próprios leitores, de modo que possam expor suas opiniões e sugerir pautas para conversarmos. O que você tem a dizer?


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