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Gestão por processos na área de vendas

Qual seria o caminho para garantir que seu negócio e suas vendas sejam um sucesso? Em que etapas é preciso se concentrar para que a sua equipe de vendas alcance os resultados esperados? A resposta para essas e outras questões não podem ser obtidas sem partir de uma ideia básica de organização e documentação das informações e dados da sua empresa. Acreditamos não ser possível ter velocidade e qualidade no atendimento ao cliente sem uma gestão por processos na área comercial, isto é, ferramentas capaz de “colocar no papel” quais os passos e procedimentos para garantir a venda.

A gestão de processos nos ensina como mapear processos usando fluxogramas e descrição de atividades, detalhando cada etapa do fluxograma, quem faz a atividade, quais tarefas integram cada etapa etc. Para redesenhar um processo, é preciso primeiro fazer o desenho atual (colocando no papel o que está só na cabeça das pessoas) e, depois, ver os gaps (ou falhas), propondo um desenho novo, mais produtivo e racional. O líder não deve fazer isso sozinho, pois poderá ser um desenho falho e que a equipe não tomará como seu. O importante é haver um processo compartilhado na análise, no redesenho e na implementação.

Qual a importância de implementar gestão por processos na área de vendas (melhoria da produtividade, maior controle, maior garantia de qualidade ao cliente…)? Dê um exemplo de grandes etapas de um processo de vendas.

Um processo de vendas bem sucedido não é simplesmente uma questão de sorte. Vender exige um esforço contínuo, e planejar o processo de vendas é fundamental para obter o sucesso. E o planejamento de vendas possivelmente seja um dos assuntos mais discutidos e com menos consenso da área.

Quem trabalha com uma equipe de vendas sabe que o delineamento das etapas do caminho que a equipe deve seguir permite, além do controle e da precisão de informações, também um alinhamento de comunicação. Portanto, é importante fazer as alterações necessárias para a equipe e modelo de negócio.

Muito já foi dito sobre a capacidade e aptidão que algumas empresas ou pessoas têm de gerenciar processos ou equipes. No caso de vendas, essa capacidade se soma à coragem e à inteligência, que na maioria das vezes são a razão do sucesso de um gerente de vendas.

Quando o processo de gestão está ajustado, vemos ações acontecendo de forma harmoniosa por toda a estrutura da organização. As falhas do processo são corrigidas no tempo adequado, dirigindo as ações de modo a atingir os resultados previstos.

Quanto melhor for o processo de gestão de uma empresa, melhores serão os resultados das vendas.

Utilização de fluxogramas na gestão por processos

O fluxograma é uma das ferramentas mais usadas por quem busca analisar e redesenhar um processo de trabalho, já que apresenta vantagens que facilitam o desenvolvimento. Eles são capazes de ajudar inclusive em áreas como a motivação de equipes, pois informam de uma só vez exatamente quais tarefas devem ser desempenhadas.

Através dos fluxogramas é possível visualizar quais operações são realizadas, onde e quem realiza essas operações, como fluem as informações, quais os recursos gastos, o volume de trabalho e o tempo de execução. Eles permitem que se tenha uma visão ampla de todo o processo e são capazes de evitar a dupla interpretação, as falhas de funcionamento e gargalos, a duplicidade de procedimentos e complexidades desnecessárias.

Muitas vezes nos deparamos com a dificuldade que os responsáveis pela gestão de processos nas empresas têm ao demonstrá-los graficamente. Mas existem alguns métodos simples para o desenvolvimento de fluxogramas que podem ser feitos com qualquer ferramenta e são bastante úteis e práticos.

Grande parte dos problemas de vendas, finanças, marketing e planejamento, na verdade, são problemas de processos. Por isso, o fluxograma é vital para as organizações.

Há diversos tipos de fluxogramas que podem ser utilizados, tudo vai depender do funcionamento da sua empresa. Conheça alguns deles:

Lista simples de tarefas ou fluxograma em sentido geral

Ele não utiliza nenhuma simbologia para identificar a operação, apenas uma estrutura sem etapas sequenciais mostrada em um gráfico. Esse fluxograma geralmente é utilizado em processos gerais, onde as pessoas compreendam sem precisar de conhecimento em simbologias. Por exemplo, pode ser uma lista de tarefas ou um roteiro de atendimento que o líder de equipe estabeleça a seus vendedores, sem detalhar muito cada passo e sem necessariamente seguir uma ordem.

Fluxograma vertical

Já o fluxograma vertical possui simbologias simples que permitem uma leitura mais técnica das etapas sequenciais. Ele é mais usado em atividades que necessitam de facilidade de leitura e não sejam complexas.

Fluxograma descritivo

Esse tipo de fluxograma descreve as atividades dentro de módulos sequenciais, ou seja, a rotina de trabalho é descrita passo a passo facilitando sua leitura e entendimento. Então, se uma das etapas do fluxograma é “visitar o cliente”, há ainda o detalhamento desta atividade, especificando o que deve ser falado ao cliente nessa visita.

Fluxograma multifuncional

O fluxograma multifuncional proporciona uma visão global do processo por meio de funções sequenciais, com inicio e fim determinados. O uso de simbologia e as múltiplas funções que envolvem o processo são as principais características desse tipo fluxograma. Trata-se do mapa mais completo para a gestão de processos.

 

O momento de implementar

Quando um processo novo é padronizado e os funcionários sabem que terão que fazer coisas que não lhe agradam, o gestor terá resistência à implantação. Por isso, antes de colocar o projeto em prática, é preciso comunicar cada setor envolvido sobre suas novas funções e responsabilidades. Se você é um líder de equipe de vendas, peça sugestões e valide os fluxogramas com a sua equipe.

Também é importante expor os benefícios da organização do trabalho e deixar claro que a intenção é que as mudanças sejam consequência do esforço deles. Assim, o gestor terá aliados para seguir em frente. É importante comunicar que vai ser trabalhoso, que o começo poderá ser difícil, mas que com o bom desempenho da equipe um novo processo de gestão irá facilitar o trabalho e gerar mais ganhos à empresa.

Para uma boa coordenação na implantação da gestão por processos, o gestor deve direcionar a equipe em relação a sua função. Ele deve ter o controle das ações dos funcionários e dar as orientações sempre que algum processo é desviado. O acompanhamento é fundamental para o alcance dos resultados.

Além disso, mapeie os relacionamentos que a área comercial tem com outras áreas: financeiro, compras, marketing, suporte, logística etc.

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