Gestão de rotina: O que é e qual sua função?

“Na minha empresa avisaram que vão implementar uma ferramenta chamada “gestão da rotina”. Poderiam comentar o que é isso?”

Claudemir S. O. – São Paulo (SP)

 

Olá Claudemir,



Curso de Constelação Familiar e Sistêmica

Vamos lá!

Gestão da Rotina ou de Rotina (podem ser de trabalho, administrativas, de produção, comercial, marketing, vendas etc.) nada mais é do que um planejamento e gestão de todas as rotinas de trabalho dentro de uma empresa, em todos os departamentos.

Inicialmente e de forma simplificada, resolve-se esse planejamento com a elaboração de Organogramas e Fluxogramas de Trabalho, bem como, utilização de Planilhas de Controle e Gestão, de acordo com os planejamentos estipulados pelos gestores.

Organograma: é um gráfico que representa a unidade estrutural de uma organização qualquer.

Os organogramas mostram como estão dispostas unidades funcionais, a hierarquia e as relações de comunicação existentes entre estes.

Os órgãos são unidades administrativas com funções bem definidas. Exemplos de órgãos: Tesouraria, Departamento de Compras, Portaria, Biblioteca, Setor de Produção, Gerência Administrativa, Diretoria Técnica, Secretaria, etc. Os órgãos possuem um responsável, cujo cargo pode ser chefe, supervisor, gerente, coordenador, diretor, secretário, governador, presidente, etc. Normalmente tem colaboradores (funcionários) e espaço físico definido.

Num organograma, os órgãos são dispostos em níveis que representam a hierarquia existente entre eles. Em um organograma vertical, quanto mais alto estiver o órgão, maior a autoridade e a abrangência da atividade.

Fluxograma: é um tipo de diagrama, e pode ser entendido como uma representação esquemática de um processo ou algoritimo, muitas vezes feito através de gráficos que ilustram de forma descomplicada a transição de informações entre os elementos que o compõem, ou seja, é a sequência operacional do desenvolvimento de um processo, o qual caracteriza: o trabalho que está sendo realizado, o tempo necessário para sua realização, a distância percorrida pelos documentos, quem está realizando o trabalho e como ele flui entre os participantes deste processo.

O termo Fluxograma designa uma representação gráfica de um determinado processo ou fluxo de trabalho, efetuado geralmente com recurso a figuras geométricas normalizadas e as setas unindo essas figuras geométricas. Através desta representação gráfica é possível compreender de forma rápida e fácil a transição de informações ou documentos entre os elementos que participam no processo em causa.



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O fluxograma pode ser definido também como o gráfico em que se representa o percurso ou caminho percorrido por certo elemento (por exemplo, um determinado documento), através dos vários departamentos da organização, bem como o tratamento que cada um vai lhe dando.

A existência de fluxogramas para cada um dos processos é fundamental para a simplificação e racionalização do trabalho, permitindo a compreensão e posterior otimização dos processos desenvolvidos em cada departamento ou área da organização.

 

Um dos Sistemas mais adotados é o Ciclo PDCA.

ciclo PDCA é assim chamado devido ao nome em inglês de cada uma das etapas que o compõem:

·         P: do verbo “Plan”, ou planejar.

·         D: do verbo “Do”, fazer ou executar.

·         C: do verbo “Check”, checar, analisar ou verificar.

·         A: do verbo “Action”, agir de forma a corrigir eventuais erros ou falhas.

Para compreender melhor o que é ciclo PDCA, confira uma breve explicação sobre cada um dos seus quatro estágios:

Planejamento: Um projeto bem elaborado é primordial para o ciclo PDCA, pois impede falhas futuras e gera um enorme ganho de tempo. Paute o planejamento de acordo com a missão, visão e os valores da empresa, estabelecendo metas e objetivos e definindo o melhor caminho para atingi-los.

Execução: Após fazer um planejamento cuidadoso, coloque-o em prática e à risca, ou seja, procure não queimar etapas tampouco improvisar, para não comprometer todo o ciclo PDCA. A fase da execução é subdividida em outras três etapas: treinamento de todos os funcionários e gestores envolvidos no projeto, seguido da realização propriamente dita e da “colheita” de dados para uma posterior avaliação.

Checagem: É o estágio do ciclo PDCA onde são identificadas possíveis brechas no projeto. As metas alcançadas e resultados obtidos são mensurados através dos dados coletados e do mapeamento de processos ao final da execução. A checagem pode e deve ser feita de duas maneiras: paralelamente à execução, de modo a ter certeza que o trabalho está sendo bem feito, e ao final dela, para uma análise estatística mais abrangente que permita os ajustes e acertos necessários.

Ação: A “última” etapa, na qual são aplicadas ações corretivas de modo a estar sempre e continuamente aperfeiçoando o projeto. É simultaneamente fim e começo, pois após uma minuciosa apuração do que tenha causado erros anteriores, todo o ciclo PDCA é refeito com novas diretrizes e parâmetros.

Como pode perceber, a “gestão da rotina” envolve todos os departamentos, funcionários e atividades de uma organização. Requer conhecimentos técnicos e profissionais qualificados para seu planejamento, implementação, controle e ajustes, além de envolver todos os demais colaboradores em todo o seu processo, desde o planejamento.

 

Espero ter colaborado.

 

Abraços fraternos,

 

Cleber ferreira

 

 

Fontes: Wikipédia / Venki


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Cleber José Ferreira

Consultor de Marketing e Vendas; Master Practiotioner em PNL Sistêmica. Autor do Livro Desperte o Vendedor Interior com Técnicas de Vendas e de Programação Neurolinguistica - PNL editado pela Qualitymark. Foi Consultor e Docente do SENAC-SP; Consultor e Docente do SESCOOP-SP. Mais de 22 anos de experiência nas áreas comercial e de marketing em empresas nacionais de pequeno e médio portes e em autoconhecimento e desenvolvimento pessoal,treinamentos motivacionais e de capacitações profissionais presenciais, in company e EaD.

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