Ferramentas de Gestão: Plano de Ação 5W1H

No primeiro artigo sobre Ferramentas de Gestão falamos sobre o PDCA, agora iremos adiante e falaremos sobre o Plano de AçãoPlano de ação é um complemento para aquele que usa mesmo que empiricamente o modelo PDCA, através do Plano de Ação podemos colocar em prática todo o ciclo PDCA.

Saber usar o Plano de Ação é fator fundamental para qualquer gestor, inclusive o gestor do departamento de vendas e marketing que de quem estamos falando nessa série de artigos aqui do Negócios & Carreiras.

É através dele que podemos descrever claramente O que? Quando? Onde? Por que? Quem? e Como? Desenvolveremos determinada tarefa.

Respondendo estas questões podemos deixar extremamente claro como gostaríamos que determinada tarefa, projeto ou atividade seja realizada.



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Um Plano de Ação por exemplo, pode ser desenvolvido para o acompanhamento da área ou região que seu vendedor está atendendo.

Você pode pegar uma lista de clientes de seu sistema e dividi-las entre os vendedores e dar um prazo para que eles visitem esses clientes.

Você pode criar um Plano De Ação para entrar em determinada região que nunca entrou e acompanhar os resultados dos vendedores.

Você pode criar um Plano de Ação macro, definindo o que é necessário para que você aumente suas vendas em 30%, e dividir as tarefas necessárias entre o grupo para que a meta seja atingida.

Enfim, o Plano de Ação 5W1H é a maneira mais fácil e rápida de criar um planejamento em qualquer empresa ou departamento, usar o 5W1H é trabalhar com metodologia afim de alcançar determinados resultados nunca alcançados antes.

Mais afinal o que é o Plano de ação 5W1H?

São perguntas simples que devem ser respondidas na hora de dividir tarefas, criar projetos e planejar ações.

Cada sigla do 5W1H representa uma letra em inglês, como segue:

Pergunta

Tradução



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What?

O que?

When?

Quando?

Where?

Onde?

Why?

Por que?

Who?

Quem?

How?

Como?

Como pode ser observado são 5 questões que começam com W e uma com H, por isso o modelo se denomina 5W1H.

É muito simples usar esse modelo, basta criar uma planilha no Excel como segue, e definir de maneira clara cada resposta para cada questão.

No exemplo, um Plano de Ação de melhoramento da qualidade da prestação de serviço de uma empresa de manutenção de extintores de incêndio, que pode ser usado como referência para uma infinidade de ações em qualquer organização.

Plano de Ação 5W1H

Não deixe de usar essa ferramenta, seja você um gestor de marketing e vendas ou qualquer outro tipo de gestor.

Se o projeto demandar muitas ações, na primeira planilha crie as ações macros numeradas, e depois para cada ação macro crie um plano de ação separado, para que seja o mais específico possível.

Plano de Ação também serve como instrumento da chamada Gestão Visual, ele deve estar sempre visível a todos os envolvidos.

O papel do gestor a partir da criação do plano é acompanhar sistematicamente a execução, levando os envolvidos a lembrar sempre do compromisso estabelecido no Plano de Ação definido e impresso colocado na parede, e os ajudar no que for necessário, fornecendo os recursos para que os mesmos executem o que foi planejado.

Para que na data estabelecida para a reunião de acompanhamento ou término do projeto ou ação, não haja desculpas para a não execução de cada etapa estabelecida.

Você pode fazer o download do modelo de Plano de Ação usado nesse artigo, aqui nesse link. (https://www.dropbox.com/s/32ds822t1lowz4x/5W1H-Plano%20de%20a%C3%A7%C3%A3o.xlsx?dl=0)


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Leovando Galvão de França

Adm. de Empresas, Especialista em Gestão Empresarial, Marketing e Gestão de Pessoas. Fundador do site Meu Negócio Melhor (link) e consultor na área de implantação de Sistema de Gestão da Qualidade (ISO 9001). Também trabalha com preparação de empresas para certificação junto ao INMETRO. Especialista em empresas de Fabricação e Manutenção de Extintores. Grande conhecimento em processos e sistemas de gestão, bem como Marketing Digital.

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